วันจันทร์ที่ 4 สิงหาคม พ.ศ. 2551

งานที่เลขานุการต้องปฏิบัติ

เลขานุการกับการใช้อีเมล

ทำไมต้องเขียนเรื่องอีเมลอีก เคยเขียนเรื่องอีเมล มาสัก 2-3 ครั้งแล้วเพราะเริ่มได้รับอีเมลจากกลุ่มที่ search บทความของเราเจอใน google เป็นส่วนใหญ่ คงไม่ได้โฆษณาให้เขาเพราะมันเช็คได้ใน counter ที่กำหนดไว้นั้นเอง และยังมีอีเมลต่างๆ ที่ได้รับจากผู้ที่สนใจเข้ามาทักทายและได้เคยพบปะกันมาแล้ว เมื่อมีบทความที่เกี่ยวข้องกับบุคคลผู้นั้นก็คิดว่า เขาน่าจะได้อ่าน ถึงไม่เป็นประโยชน์ในวันนี้ แต่วันหน้าก็คงจะได้ใช้บ้าง

สิ่งที่พบในการรับอีเมล ทั้งผู้ที่รู้จักกันเป็นขาประจำหรือพวกขาจร (search เจอ) ก็เข้ามาทักทาย ติบ้างชมบ้างก็ว่ากันไป เพราะข้อมูลที่นำขึ้นไปเผยแพร่ ต้องยอมรับว่า มันถึงจุดที่จะบอกว่า ถ้าไม่กล้านำเสนอแล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่า มีใครอ่านเรื่องของเราบ้าง ดังนั้น การวิพากษ์ก็ถือเป็นเรื่องปกติที่จะต้องยอมรับได้ จะได้นำมาพัฒนางานเขียน (ไม่รู้จะได้เรื่องหรือเปล่า) ของตนเอง ซึ่งก็ยอมรับว่า บางครั้งมันก็แรงจนเกือบจะรับไม่ได้ แต่ก็ต้องเขียน เพราะเรามั่นใจว่า งานเขียนเรื่องเหล่านี้หาได้ค่อนข้างยาก เพราะตำแหน่งเลขานุการที่นับวันก็เริ่มจะร่อยหรอไปทุกที

ที่พูดเสียยึดยาวก็ จะมาจบที่เรื่อง อีเมล ว่า มีจำนวนคนใช้เพิ่มมากขึ้น (นับเฉพาะคนใกล้ๆ ตัวเรา) ที่เห็นได้ชัดว่า มีทั้งนักเรียน นักศึกษา อาชีพที่เกี่ยวข้องติดต่อกันมา และที่เห็นก็คือ การสนุกสนานกับการใช้พื้นที่ติดต่อกันไม่ว่าจะเป็น msn, space, hi5 หรือการแสดงความคิดเห็นต่างๆ ที่ต้องมีอีเมลถึงจะแสดงความคิดเห็นหรือเข้าไปใช้ได้ ไอ้ที่จะพูดถึง เป็นเรื่องที่ไม่เป็นเรื่องอีกนั้นแหละ ว่า ตกลงคนที่ใช้อีเมล มีจำนวนมากที่ส่งเป็นแต่ยังมีอีกหลายเรื่องที่พบเห็นบ่อยๆ เอ้ามาดูแต่ละข้อดังนี้
  • การเขียนจดหมายโดยไม่ compose หรือ สร้างอีเมลใหม่ แต่ใช้อีเมล ฉบับเดิมที่เคยติดต่อกันไปมา หากเป็นเมื่อปีก่อนหน้านั้น ก็ยังไปค้นหามาได้ ถ้าจะเดาเรื่องนี้ ก็น่าจะเดาได้ว่า ยังไม่รู้วิธีการเก็บชื่อที่อยู่ที่ติดต่อ ในอีเมลแต่ละชนิด
  • ให้ที่อยู่อีเมลที่ไม่ได้ใช้งาน เพราะอีเมลจะตอบกลับด้วยสำนวน Delivery to the following recipient failed permanently: เลยไม่รู้ว่า ตกลงคงจะมีอีเมลหลายชื่อ จนสับสนว่า บางชื่อมันหมดอายุการใช้งานไปแล้ว
  • ส่งอีเมลไปแล้ว ไม่เคยตอบ ทั้งๆ ที่เปิดอ่าน อ้าวแล้วรู้ได้อย่างไร มีโปรแกรมแจกฟรีที่เคยใช้และอยากทดลองเพื่อให้รู้ว่าบุคคลปลายทางที่เราส่งอีเมลไปให้นั้นเปิดอ่านวันเวลาใด เคยทดลองใช้ก็รู้ว่ามีการเปิดอ่านจริงแต่ไม่ยักกะตอบ ตอนหลังก็เลยไม่นำโปรแกรมนั้นมาใช้อีก เพราะก็ไม่รู้จะติดไว้ทำไมพอรู้ว่า เขาเปิดอ่านแล้วไม่ตอบก็เกิดความรู้สึกอีก
  • โทรศัพท์แจ้งว่า ได้ส่งอีเมลมาให้ ฟังแล้วจะงง! ก็จะบอกงัยว่า ได้ส่งอีเมลให้แล้วไปเปิดอ่านเสีย double standard รายนี้สงสัย เป็นอะไรกับบริษัทมือถือแน่ๆ กลัวเขาจนหรืองัย แต่ถ้ามีการแนบข้อมูลมาให้อันนี้ไม่ว่า เจ๊ากันไป
  • ใช้หัวข้อเรื่องในการเขียนจดหมาย อันนี้ก็น่าจะงง!! คือ เรื่องมีอยู่ว่า อยากได้ข้อมูล.... แล้วคลิกส่งเลย ที่จริงฟรีอีเมลบางชนิด จะไม่สามารถส่งได้เพราะเมื่อคลิกส่ง จะมีข้อความสอบถามก่อน แต่บางอีเมลก็ส่งมาได้เลย ครั้งแรกที่รับก็คิดว่า คงจะคลิกผิดหรือเปล่า น่าจะมีข้อความอะไรอยู่บ้าง ก็รอฉบับต่อไป ก็ไม่ปรากฏเงาของเจ้าของอีเมลลึกลับนี้อีกเลย
  • ขอข้อมูล มีอีเมลหลายฉบับขอข้อมูลที่เขียน ด้วยความที่มีความหวังดี เพราะในอีเมลระบุว่า จะรอความหวัง (ซะงั้น) จากเรา รีบค้นหาทันทีตอบพร้อมแนบไฟล์อธิบาย จำได้ไม่น่าจะเกิน 1 วัน เลยพบว่า เจ้าของอีเมลฉบับนั้นคงจะได้รับข้อมูลจากคนอื่นไปเรียบร้อยแล้ว ผิดที่เราเองช้า... จนบัดนี้ก็ยังไม่ได้รับตอบ “ขอบคุณ” เลย เอ้อ! มันพิมพ์ยากคำๆ นี้ เพราะแป้นอักษรมันอยู่ด้านขวาเกือบหมดเนี่ยนะ ไม่ลบข้อมูลในอีเมล จนอีเมลที่ส่งไปไม่สามารถส่งได้บอกว่า ข้อมูลเต็ม แต่วันนี้ฟรีอีเมลทั้งหลายก็ให้ขนาดของพื้นที่บรรจุมากมายมหาศาล เดาเอาว่า ไม่เคยลบอีเมลขยะทั้งหลาย พวกโฆษณาขายสินค้านานัปการ โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับสมรรถนะทางเพศ หรืออาจจะเป็นเพราะว่า ยังไม่ได้ใช้ระบบการกรองข้อมูล
  • ไม่ลบข้อมูลในอีเมล จนอีเมลที่ส่งไปไม่สามารถส่งได้บอกว่า ข้อมูลเต็ม แต่วันนี้ฟรีอีเมลทั้งหลายก็ให้ขนาดของพื้นที่บรรจุมากมายมหาศาล เดาเอาว่า ไม่เคยลบอีเมลขยะทั้งหลาย พวกโฆษณาขายสินค้านานัปการ โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับสมรรถนะทางเพศ หรืออาจจะเป็นเพราะว่า ยังไม่ได้ใช้ระบบการกรองข้อมูล
  • ส่งอีเมลลูกโซ่ (ผู้เขียน) ด้วยความปรารถนาดี ประสงค์ร้าย ไม่เชื่ออย่าลบหลู่ มีคำอวยพรมาให้ด้วยว่า ถ้าไม่ส่งคุณจะประสบ... ช่างสรรหามาบรรยาย เป็นนักเขียนที่หาเรื่อง มาเขียนได้ วันหลังจะต้องช่วยกันคนละไม้คนละนิ้ว (จิ้มดีด) กำจัดอีเมลแบบนี้ ให้ลดน้อยลง

การเตรียมเอกสารประกอบการประชุม

เอกสารประกอบการประชุม

  • การวางกระดาษ ที่พบเห็นได้บ่อยคือ หากจัดประชุมที่โรงแรม ทางฝ่ายโรงแรมจะจัดเตรียมกระดาษวางบนโต๊ะ 1 แผ่นพร้อมด้วยดินสอ 1 แท่ง ดินสอนี้ส่วนใหญ่ก็จะระบุชื่อโรงแรมไว้เช่นกัน เป็นโฆษณาแอบแฝงแบบตรงๆ งงไหมเนี่ย! การวางดินสอ ทำไมต้องวางเอียงไม่วางตรง ใครรู้ช่วยตอบที แต่ผู้เขียนเข้าใจว่า เป็นเรื่องของความสวยงาม ถ้าวางตรงอาจจะไม่ถูกหลักฮวงจุ้ย (ว่าเข้าไปนั้น) เพราะเป็นสัญลักษณ์ว่า จะแทงข้างหลัง หรือ ถ้าหัวปลายดินสอมาที่ผู้เข้าประชุมจะบอกว่างานที่โดนแทงแน่ๆ
  • การเตรียมเอกสารประกอบการประชุม ควรเตรียมเผื่อไว้ไม่เกิน 5-10 ชุด โดยเฉพาะหากการประชุมนั้นมีประธานมาให้เกียรติเปิดประชุมก็ต้องสำรองไว้สำหรับผู้ติดตามด้วย ถ้าจำนวนของเอกสารสำหรับการประชุมแจกได้ครบตามจำนวนที่ผู้แจ้งเข้าร่วมประชุม นับว่า การจัดประชุมครั้งนี้มีการติดต่อประสานงานที่ดี คือมีขั้นตอน เริ่มตั้งแต่ การแจ้งล่วงหน้าเผื่อเวลาให้ผู้ที่จะเข้าประชุมได้เตรียมตัว ขณะที่ใกล้ถึงกำหนดเวลาประชุมก็มีการแจ้งซ้ำอีกรอบ กันไว้เผื่อลืมเวลาและหัวข้อเรื่องที่จะประชุม
  • การแจกเอกสาร ควรแจกก่อนเข้าประชุม จะเป็นเอกสารประกอบหัวข้อการบรรยายหรือการสัมมนากลุ่ม จะต้องเตรียมให้ครบทุกรายการ การทยอยแจกเอกสารในแต่ละหัวข้อขณะประชุม เท่ากับเป็นการรบกวนสมาธิผู้ฟัง ผู้พูด กรณีที่วิทยากรบรรยายไม่ได้เตรียมให้เอกสารไว้เป็นการล่วงหน้า แต่นำเอกสารมาเองผู้จัดประชุมต้องมีฝ่ายประสานงานตรงนี้ไว้ด้วย จะต้องไม่เกิดภาพที่ผู้พูดขอให้แจกเอกสารขณะที่ประชุม ซึ่งถ้าเกิดเรื่องแบบนี้ขี้น ถือได้ว่า เป็นข้อบกพร่องของผู้ประสานงานว่า ไม่ได้ประสานเรื่องนี้ไว้ด้วย นอกจากวิทยากรมีความจำเป็นจริงๆ ต้องขอยกเว้นข้อนี้ไป
  • การเตรียมวัสดุสำหรับบรรจุเอกสาร ที่นิยมส่วนใหญ่ที่พบเห็นบ่อยๆ เป็นแฟ้มแบบต่างๆ เช่น ปกแฟ้ม แฟ้มกระเป๋า และตอนนี้ ที่เป็นกระแสพูดถึงภาวะโลกร้อน ก็นิยมทำเป็นถุงผ้า มีตราสินค้าหรือสถานที่หรือชื่อของหัวข้อของการจัดงาน ทั้งนี้ ในการจัดประชุมก็ต้องคำนึงถึงงบประมาณตรงนี้ไว้ด้วยตามความเหมาะสม การแจกแฟ้มเหล่านี้ ควรแจกหลังจากได้ลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว เพื่อจะได้เป็นการเช็คจำนวนได้ว่า ผู้เข้าประชุมนั้นมีรายชื่อตรงกับที่ได้แจ้งมาหรือเป็นผู้แทนหรือผู้ติดตาม จะได้ทราบล่วงหน้าสำหรับให้ผู้จัดประชุมได้เตรียมแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ถูกเรื่อง เพราะกรณีที่ผู้มาเข้าประชุมเป็นผู้ที่ไม่มีรายชื่อก็จะได้แยกที่นั่งไว้ตามที่ที่เหมาะสม กรณีที่การประชุมนั่งจัดเฉพาะคณะกรรมการหรือผู้มาประชุม ไม่ใช่ผู้เข้าร่วมประชุม
  • การขอเอกสารเพิ่ม กรณีเอกสารประกอบการประชุมนั้นน่าสนใจ ผู้เข้าประชุมอาจจะขอเพิ่มเติม ต้องการเอาไปเผื่อให้ผู้เกี่ยวข้อง ผู้จัดประชุมเตรียมแผนสำหรับเรื่องนี้ไว้ด้วย เอกสารต้องกะจำนวนไว้ให้พอดี หรือถ้าเห็นว่า จัดไว้ครบถ้วนแล้วต้องบอกปฏิเสธอย่างสุภาพที่สุดว่า “จำนวนเอกสารจัดเตรียมมาพอดีเฉพาะผู้ที่ลงทะเบียนเข้าประชุม”
  • การเตรียมกระดาษสำหรับบันทึก นอกเหนือจากเอกสารประกอบการประชุม ส่วนหนึ่งทางโรงแรมที่จัดจะจัดเตรียมให้ หนึ่งแผ่นพร้อมดินสอ ผู้จัดประชุมควรมีกระดาษเผื่อไว้สำหรับจดบันทึกด้วย ประมาณ 1-3 แผ่น แจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า หากต้องการเพิ่มก็บอกได้ ไม่ควรให้กระดาษแก่ผู้เข้าประชุมจำนวนมาก เพราะบางครั้ง ผู้เข้าร่วมประชุมจะนำสมุดบันทึกติดตัวมาด้วย
  • การใช้กระดาษ re-use น่าดีใจที่ทุกวันนี้ เมื่อเข้าร่วมประชุมมีหลายหน่วยงานนำเอากระดาษ re-use (กลับด้านที่ไม่ได้ใช้) มาใช้กันมากขึ้น เป็นสิ่งที่ควรนำมาปฏิบัติ แต่กระดาษเหล่านี้จะต้องไม่ใช่เรื่องหรืองานที่จะเป็นเอกสารลับ แล้วอย่าลืมแจ้งให้ที่ประชุมทราบด้วยว่า จะใช้กระดาษแบบนี้ คือ อีกด้านจะมีข้อความ ซึ่งพบอยู่เสมอว่า ผู้เข้าประชุมขอเอกสารเพิ่มเพราะได้เอกสารที่มีข้อความไม่เหมือนกับเพื่อนที่นั่งใกล้ๆ กัน

ที่กล่าวมาข้างต้น อาจจะไม่ใช่ทั้งหมดของการจัดเอกสารประกอบการประชุม คิดว่า หากได้เตรียมการไว้ครบเกือบทุกขั้นตอน ซึ่งไม่น่าจะเป็นเรื่องที่หนักหนาอะไรสำหรับการทำหน้าที่ตรงนี้ของเลขานุการ และถ้าเลขานุการได้วางแผนที่ดีแล้ว สามารถให้ผู้ร่วมงานคนอื่นทำหน้าที่นี้แทนได้ ส่วนเลขานุการก็ไปรับหน้าที่อื่นที่สำคัญกว่าซึ่งจะพูดถึงอีกหลายเรื่อง เพื่อให้คุณเลขานุการทั้งหลายกลายเป็น เลขานุการมืออาชีพสำหรับการจัดประชุม

ไม่มีความคิดเห็น: